我與資訊焦慮的對抗(二) GTD：「無壓力」更能高效率工作！

自從轉職以來，漸漸可以習慣「一天要平行處理非常多截然不同的任務」的工作型態，但慢慢地我也發現，我消化待辦事項的速度，遠不及待辦事項增加的速度。當我隨手都有數件「極重要」或「極緊急」的事情等著我做的時候，把 inbox 裡的新信都看過，相較之下已經不再那麼重要 -- 因為先消化掉已知的重要事情，也許比了解我又多了什麼新的事情要做，來得更優先一點。

不過多久我發現我不再是「整理信件達人」，同時也大大質疑自己管理時間的能力；為什麼我會變成 inbox 堆積信件沒看、工作任務無法好好組織的人呢？這逐漸變成我很大的煩惱。

所幸，在同事 J 的介紹下，我發現有一套時間管理的方法叫 GTD，Getting Things Done（把事情搞定／做完），它是 David Allen 於 2001 年出版的英文書，在第二年全球銷量就破百萬並有十多種不同語言的翻譯本 - 在台灣是由商智出版，書名為：搞定！－2分鐘輕鬆管理工作與生活。

會需要GTD這套方法的人，通常是每天連收信匣的信都看不完也處理不完的人，在所有的事情無法在短期內全解決掉的情況下，壓力常常會讓這些人效率低落、無法有效分配時間資源；壓力常常造成重要的事被「忙忘了」，同時，壓力也可能造成這些人的心理問題。

GTD教大家：好事不多磨的關鍵就在於「放輕鬆」！當我們在放鬆狀態下，會心思澄靜、思緒分明，這時會容易發揮創意，工作效率反而高。追求速率與效率，不一定要有壓力，其實只要讓事情有計畫、有方法地進行， 免除不必要的「記憶」或「擔心」，用工具及方法來管理好未完成的工作；便可以在加速時減低摩擦，高效時降低阻力。GTD就是一套降低壓力的工作方法，並提 供一些落實規劃的步驟、相關工具的建議。

一、GTD最廣為人知的實戰步驟 -- 有方法就能不焦慮！

GTD的這部分在很多地方都有介紹，就是：將所有收到的訊息或需求，利用簡單的分類技巧，將事情納入不同的待辦工作區。我覺得最能表達這個重要概念的，就是書中的這張圖：（謝謝同事 H 提供）

簡單來說有以下重點：

1. 在同一個地方收集所有訊息和需求，例如信箱的 inbox。
2. inbox裡的東西如果是「兩分鐘」就做完、或是可以分派出去的，看到立刻做。
3. 其它事情，依這件事的「下一步要做什麼」來歸類，比如說：等人回覆的、要打電話的、要想的、要記在wiki的。
4. 不需要處理的，歸入「垃圾」、「參考」或是「也許有一天要做」三者之一。
5. 所以，有時間做事情的時候，就可以從各種歸類好的清單 - 比如說「要記wiki的」一件件拿出來做，或是將「等人回覆的」裡面的事每一件拿出來追一下。

這本書後面似乎有介紹一些工具，不過我看完上面的章節後，就自己以手邊常用的工具開始實作了，我目前用 OneNote 管理 「行事曆」 及 幾類的「下一步要做」的清，如：待回報的、問一下的、想 / 做、記wiki、Call、召開討論、Review 或回信…等等。雖然，只短短的一個月過去，這些分類依然累績了超過一百項的未辦事項，但我覺得 GTD 還是帶給我以下好處：

1. 真的比較不會焦慮
2. 事情只要單純先歸類、記下來，會比以前「怕忘記所以趕快做掉」(因此做了一堆小事) 來得好一點，因為容易多出時間來處理「真正重要的事」。
3. 有些事先分類記下來之後，會發現前後發生的幾件事可以合併一起做，因此理論上會比以前省時、或做得更周全一點；在很多個分類都有這個現象，包括「待回報的」，可以依人分為子類、方便合併追進度。

二、無壓力更能找到捷徑！

GTD這本書其實還有其它重點，例如第三章介紹「Natural Planning（自然計劃模式）」，我看過也覺得蠻受用的。作者說我們的腦袋在自然、無壓力狀態下，其實會自然想到很好的方法、很棒的解法，這也是為什 麼很多人會在聊天時想到很妙的點子，或是在騎車回家的路上，某個問題的答案就突然跑到腦袋裡。

因此，當我們要解決問題時，應該 (1) 讓腦袋充份知道「目的是什麼、為什麼要做這件事」，並且 (2) 去想像「如果我們達到這個目標，會是什麼景況」，這時候，「現狀」與「目標」之間的路，就會比較容易被我們的大腦直接想出 來！是不是很神奇呢？

以「午餐要吃什麼」為例，大家應該都有經驗，會先去想像我們正在吃某個理想中的午餐，這時去看看那個「想像的畫面」當中出現的東西（有冷氣、吃異國料理、跟哪些同事...），自然就會知道午餐要去哪裡吃了 ！^_^

要提昇工作效率，當然還有許多層面、許多方法，例如：適合的工作環境與設備，良好的工作氛圍，以及明確、精準的工作目標...等等。以我的個性，恐怕一輩子都會追求更高的工作效率，但這本書讓我知道，我並不需要違背本性、成為工作狂或是緊張兮兮的討厭鬼，只要有方法，其實「輕鬆工作」也可以享有極高 的工作效率哦！